個人事業主/フリーランスは仕事効率が良ければその分だけ稼げます。だからこそ「仕事効率を上げるためにはどうすればいいか」と悩むのではないでしょうか。
仕事効率を上げても給料・報酬が変わらないのであれば、あまりやる気は置きません。むしろ、安い給料で仕事効率を求められることに辛さを覚えることでしょう。
しかし、仕事効率を上げればその分だけ稼げるのであれば、「もっとよくするためにはどうすべきか」と悩むことや、仕事効率を上げるために試行錯誤することは、無駄にはならないと言えるでしょう。仕事効率をあげればもれなく稼ぎアップがついてくるわけですから、むしろ効率的な仕事ができればお得です。
個人事業主/フリーランスが仕事を効率化するためには、どうすればいいのでしょうか。個人事業主/フリーランスが仕事を効率化する方法について現役の個人事業主が解説します。仕事を効率化したいなら、これらの方法について実際に活かし、自分流の効率化を考えてみてはいかがでしょう。
目次
個人事業主/フリーランスの仕事効率を下げる理由
個人事業主/フリーランスの仕事効率を上げたい場合、効率を下げている理由を把握することも重要です。個人事業主/フリーランスの仕事効率を下げるよくある主な事情とはどのようなものでしょうか。
仕事効率を下げている事情に心当たりがないか考えてみてください。
仕事に対して細かなこだわりがある
仕事に対してのこだわりは仕事の完成度を上げます。
ただ、こだわりであれば何でも仕事の完成度に繋がるわけではありません。仕事のこだわりの内容によっては、仕事の完成度に関係ない上に仕事の効率も下げてしまいます。
たとえば、仕事の書類の特定の場所にピンが留まっていないと気になる。仕事のスケジュールは決まったボールペンで綿密かつ自分ルールで書き込まないとイライラする。人に頼んだ書類作成で、自分の気に入ったフォントでなければやり直してしまう。・・・このようなこだわりがあったとして、果たしてそれは仕事に必要でしょうか。仕事の完成度に影響するでしょうか。
かえって細かなこだわりが仕事の効率を下げている可能性があります。細かなこだわりがある方は、一度そのこだわりが「必要か」「効率を下げていないか」をよく考えてみてください。
仕事に対して柔軟性がない
仕事に対して柔軟性がない場合も仕事の効率が下がってしまいます。
たとえばAという作業とBという作業があったとします。作業AとBはどちらが先でも差し支えないとしました。そして、A作業をするための材料がそろっていなかったため、A作業はできないとします。
A作業とB作業はスケジュール帳にA→Bと記載されています。この場合、「A作業ができないなら先にB作業をやってしまおう」と柔軟に考えられれば良いのですが、記載順やこだわりから「まずはA作業だ」と足踏みしては、仕事が遅れてしまいます。
仕事に対して「記載通りになってしまう」「自分で決めた順番にこだわり、順番を柔軟に入れ替えることができない」という場合は、仕事の効率を下げている可能性があります。
仕事でマルチタスクができない
仕事を同時並行でやることが苦手な場合は仕事の効率を下げている可能性があります。
個人事業主/フリーランスが仕事効率を上げる方法
個人事業主/フリーランスの仕事効率を上げるためには次のような方法があります。
仕事の中には同時並行できる業務もあります。しかし、ひとつの仕事にかかりきりになって、同時並行できることでもしない場合、その分だけ時間ロスです。仕事の効率も下がってしまいます。
仕事の効率を下げている事情を改善する
仕事の効率を下げている理由があれば、その理由を改善することで仕事の効率化が可能です。
たとえば「仕事にこだわり過ぎている」と感じている場合、「仕事の本質に関係のないこだわりは捨てる」ことも重要です。仕事の書類にピン留めするときに、ピンの位置は「ここ」というこだわりがある場合は、その場所にピンを止めていないとやり直ししているかもしれません。仕事の本質はキレイにピン留めすることではありませんから、このこだわりを捨てても特に問題ないはずです。
捨てられるこだわりは捨てる。あるいはこだわりを最低限にする。仕事の効率を上げるためには、このように仕事の効率を下げている理由を把握し、効率化のために捨てることや改善することが重要です。
マルチタスクの工夫をする
マルチタスクと言われると、大きな業務を掛け持ちしてバリバリ仕事をする印象があるかもしれません。マルチタスクはそれだけではありません。
たとえば、トイレに立ったついでに次の業務に必要なものを取ってきておく。これだけでも仕事の同時並行が可能です。簡単なことや手頃なことからマルチタスクの工夫をすることが効率化のポイントです。
仕事の全体の流れを把握して進める
仕事をはじめるときに全体の流れ・段取りを把握してから進めると効率化に繋がります。
仕事の全体を把握すると「次にこの業務をやらなければならない」と分かりますので、心の準備もできますし、仕事道具の準備もできます。次の段取りのことを考えながら仕事をすることで、準備や仕事しやすさなども考えての作業が可能です。
仕事を効率化したいなら、今やるべき仕事だけを見るのではなく、着手から完了までの仕事全体の一通りの流れを把握して進めることが重要になります。
仕事に集中できる環境にする
仕事に集中できない環境だと、どうしても仕事の効率が下がってしまいます。
仕事の段取りの中での同時並行は仕事効率を上げますが、仕事とまったく別分野の作業を同時並行してしまうと仕事の効率を下げてしまうことがあります。たとえば、仕事と料理。仕事をしながら鍋の様子を気にしている場合、仕事に集中できるとは言い難いはずです。これは極端な例ですが、仕事の効率を何らかの要因で下げてしまっていないか、環境を見直してみることも方法のひとつになります。
仕事の環境によって効率を下げていると感じる場合は、仕事環境について見なおしてみましょう。
仕事の優先順位を決める
仕事の効率を上げるためには優先順位を決めることも重要です。A作業とB作業がある場合、先にB作業に着手した方が効率的でした。どちらの仕事もできる状態なら、仕事間の優先順位を決めて、優先度の高い仕事にまず着手することで効率よく仕事をこなせます。
複数の仕事や作業がどうじにできる状態なら、「効率よく進めるためにはまずどの作業を行うべきか」「効率よく仕事を終わらせるためには、どの順番に終わらせるべきか」を考え、優先順位をつけてしまいましょう。
仕事の中の無駄な作業を省く
仕事の中で無駄な作業はないでしょうか。
無駄な作業があれば、その分だけ効率が悪くなってしまいます。「その作業は果たして必要か」を考え、特に必要ない場合は作業自体を切ってしまうことも方法のひとつです。
また、作業の中に必ずしも自分自身で行う必要のないこともがあれば、専門業者やツールなどに任せてしまうという方法もあります。業務自体の取捨選択を行うと共に、不要な作業をなくすなど、工夫することが仕事の効率化の鍵です。
最後に
個人事業主/フリーランスの効率的な仕事についてお話ししました。
個人事業主/フリーランスは仕事の効率を上げるとそれだけ収入も増えます。だからこそ、定期的に仕事の効率化について見なおし・改善して行きたいものです。
すでに仕事の効率化をはかったつもりでも、新しい仕事ツールなどで出ていて、さらに仕事を効率化できる可能性があります。定期的に仕事の方法やツールなどはチェックしておきたいですね。
